【仕事効率化】タスク管理アプリの決定版!trelloの使い方

どもー二郎です(^o^)

仕事をしていると様々なタスクが降ってきます

タスク管理ができていないと、自分がなにをしていいかわからなってしまい長時間労働や仕事のミスに繋がってしまいますよね…

これを避けるためには限られた時間の中でタスクを効率よく消化していく必要があります

効率よく仕事をするにはマルチタスクを意識せよ!なんてことを言いますが、人間は2つのことは同時にできません笑

マルチタスクと言えど1つ1つのタスクに優先順位をつけて、優先順位の高いものから1つづつ消化していっているに過ぎないのです

そこで重要なのはタスクをきちんと管理することです

タスク管理には色々な手法がありますが、今回は私が実際に使っいて超おすすすめなタスク管理アプリtrello(トレロ)というアプリをご紹介します

タスク管理アプリtrelloの特徴

タスク管理アプリtrrelo(トレロ)は、無料のタスク管理アプリです

trrelloの特徴を以下にまとめます

タスク管理アプリtrelloの特徴①タスクをかんばん方式で管理

trreloは各タスクをカード形式で作成することができます

またリスト呼ばれるステータス(箱のようなもの)を作ることで、タスクがいまどのステータスにいるのかを管理することができます

これはTOYOTAで有名なかんばん方式と同じで、タスクの進捗状況を見える化できるのでタスク管理として優秀な方法だと思います

各ステータス間のタスクの移動はドラックアンドドロップで簡単に移動できるので非常に便利です!

タスク管理アプリtrelloの特徴②タスクを共有できる

trreloはタスクをボードと呼ばれるグループに分けることができます

このボードごとにタスクを共有できるメンバーを設定できるので、各プロジェクト毎でタスクを共有したり進捗管理を確認するときに非常に便利です

自分のプライベートタスクは自分だけのボードにして、仕事に関わるタスクはボードを共有してみんなでタスクを消化していくという使い方ができちゃうのが素晴らしいですね!

タスク管理アプリtrelloの特徴②マルチデバイスでアクセスできる

trreloはスマートフォンアプリとしてもちろん存在していますが、webブラウザからもアクセスできるのでインターネットがある状況であればPCスマホ問わずどんな端末でもアクセスできます

作成したタスクはすべて登録するアカウントに紐付いているのでどの端末からアクセスしてもリアルタイムに状況を確認することができます

会社ではPCでタスクを管理して、PCがさわれないときはスマホのアプリからタスクを管理できるので便利です!

Trello

Trello
開発元:Trello, Inc.
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タスク管理アプリtrelloの準備

タスク管理アプリtrelloを使うにはまずアカウントを作成する必要があります

まずはtrelloの公式サイトから「無料登録してはじめる」をクリックします

trelloトップページ

「無料登録してはじめる」をクリックしたらアカウント新規作成のページへ飛びます

名前・メールアドレス・パスワードを入力すれば新規アカウントを作成することはできますが、面倒な方はGoogleアカウントでの登録もできるのでそちらを利用しましょう!

以上で準備は終了です

次はタスク管理アプリtrelloの使い方を説明していきます

タスク管理アプリtrelloの使い方

それではタスク管理アプリtrelloの使い方を説明していきます

リストを作成する

trreloのアカウントが作れたら、まずリスト必要なリストを作成します

リストの作成は「リストを追加」をクリックしてリスト名を入力するだけで作成可能です

個人的なタスクを管理するのであれば、「Todo」「作業中」「確認中」「完了」「保留」があれば一通りのタスクは管理ができるので問題ないと思います

カードを作成する

リストが作れたら次はタスクをカードとして作成していきます

基本的にはカードを追加するをクリックしタスクの名前を入力していけばOKなのですが、作成したカード名をクリックするとさらに詳細な情報を入力することができます

詳細説明

カードに書ききれないような、詳細の説明を入力すことができます

コメントの追加

利用していくなかで、状況の変化であったりメモ内容をコメントとして入力することができます

メンバーを追加

タスクの担当にしたいメンバーを追加することができます

個人的なタスク管理に利用する場合は使用しません

ラベル

タスクにラベル付をすることができます

絞り込み検索にも使えるのでタスク量が多くなってきた場合に使うと良いと思います

チェックリスト

タスクの中でチェックリストを作ることができます

タスクの中でもさらにタスクが細分化されているときに使うと良いです

期限

タスクの期限を設定することができます

優先度を考える上でも期限は必須なのでカードごとに設定するのがおすすめです

上記がカードを作成する際によく使う項目で、その他項目はコピーや移動など、必要になったら試す形で問題ないと思います

アーカイブを行う

カードとリストを作成したらあとはドラックアンドドロップでカードを移動していくだけでタスク管理が驚くほどスムーズにできるようになります

タスクを順調に消化し「完了」のリストへカードが溜まってきたらリストの[・・・]をクリックし「このリストのすべてのカードをアーカイブ」をクリックすれば表示されていたカードはアーカイブへと移動され表示されなくなります

アーカイブはボードから見えなくなるだけなので、完全に削除したい場合やボードに戻したい場合はボードメニュー→もっと見る→アーカイブ済みのアイテムから削除やボードに戻すことができます

これでタスク管理に必要な一通りの使い方は終了です!

まとめ

タスク管理アプリは操作も機能も優れているtrelloがおすすめ!

かんばん方式を駆使してタスク管理をきちんと行おう!

trelloは無料なので、気軽に始めてみては!?

Trello

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開発元:Trello, Inc.
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