どもー二郎です(^o^)
毎日仕事をしていると膨大な量の仕事が降ってきます
仕事の量が膨大になると残業をしなければならず、毎日帰宅が遅くなってしまうと仕事の効率も上がらないので成果もでなくなります
さらに仕事をするのも嫌になってくるなんて経験をされた方も多いのではないでしょうか
あなたの周りの同僚を思い浮かべてみてください
同じ量の仕事をしているはずなのに、仕事ができる人は残業時間がすくなかったりしませんか？
本当に仕事ができる人は、業務時間内に業務を終わらせるという意識が高く膨大な仕事の捌き方を知っているからです
仕事ができる人と同じように膨大な仕事を捌けるようになれば、残業している時間をプライベートの時間に充てることができ、仕事にもモチベーション高く望むことができるので成果も出しやすくなります
そこで今回は膨大な仕事を捌くための仕事の優先順位の決め方を書いていくので仕事の優先順位の決め方がわからない方にはぜひ読んでいただければと思います
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方の前に
なぜ仕事が貯まっていくのか
仕事の優先度の決め方を書いていく前になぜ仕事が貯まっていくのかをご説明します
会社で日々発生する仕事には様々な種類が存在します
期限が長いものや短いもの、自分で処理できるもの、他のメンバーに回さなければならないもの等それぞれ仕事内容によって性質が異なります
性質が異なる仕事内容であるにも関わらずすべて同じように考えて処理をしていくと、どんどん仕事が積み重なり貯まっていってきます
このようなことを言うと中には「マルチ仕事で進めれば良い」と言う方もいらっしゃるかもしれません
特殊な能力を持っている人は別かもしれませんが、一般的な人間はマルチ仕事のように1度に2つ以上のことを平行して進めることはできませんし、仮にできたとしても上手く頭を切り替えることができず仕事の質も下がります
これを避けるには仕事の優先順位を正しく決め、1つずつ仕事を捌いてき頭を切り替えていく必要があります
それでは仕事ができる人がやっている仕事の優先順位の決め方をご紹介していきます
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方①仕事内容を分析する
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方1つめは仕事内容を分析することです
仕事に着手する前にまず自分のやろうとしている仕事内容はどんなものなのか、誰が関わるのかなどを一度分析しましょう
分析をすることの視点は以下です
- 仕事の作業にかかる時間の長さ
- 自分だけで終わる仕事かどうか
- 仕事の期限
この分析が漏れてしまうと、どの仕事から手を付けていいのかの判断基準がわからず優先順位をつけることができません
各仕事内容の分析をすることで、各視点から判断基準を設けてどの仕事から処理していくべきか優先度を決めていきます
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方②すぐに終わる仕事から始める
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方2つめはすぐに終わるような仕事から進めていくことです
例えばメールの返信であったり、ミーティングの予約であったり作業自体が数分で終わるものに関してはいち早く処理することをおすすめします
逆を言えば、作業に時間がかかる仕事は一旦後回しにするべきです
時間がかかる仕事から始めてしまうと、想定以上に伸びた場合すぐ終わる仕事に手をつけることができず、結果仕事が貯まっていってしまいます
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方③他人が関わる仕事から始める
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方3つめは他人が関わる仕事から始めることです
他人の関わる仕事とは自分だけではなく後続に外注先がいたり、チームメンバーに回さなければならない仕事のことを指します
他人が関わる仕事を後回しにしてしまうと、関係者の後続の仕事があるにも関わらず自分のところで流れを止めてしまうことになります
後続に他人が関わる仕事を後回しにしている間にも期日は迫ってきているので、確認や出戻りがあった場合少ない期日のなかで急ぎ作業を行うことになってしまいます
他人が関わる仕事を先に始めることで作業計画が立てやすく何かあった場合のリスクヘッジにもなるので、その仕事にはどのような関係者がいてどのような後続の作業が発生するのかを考えてから仕事を処理していきましょう
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方④期日が近いものから始める
できる人がやっている仕事の優先順位の決め方4つめは期日が近いものから始めることです
例えば期日が明日の仕事と1ヶ月後のものがあったとします
これは簡単ですが、1ヶ月後の仕事から始める人はいませんよね笑
しかし仕事量多くが仕事が積み重なってくるとその判断すらできずに仕事が貯まっていってしまう場合があります
仕事が1ヶ月後のものから始めても明日期日のものが差し迫っているので、仕事の優先順位を考えるときは「本当に今日その仕事をやるべきか」を考えてから期日の近いものから始めていきましょう
まとめ
仕事ができる人は仕事の優先順位を決めて作業をしている！
仕事の優先順位を決めるには、まず仕事の分析から始めよう！
分析をしたらすぐに終わる仕事から始めて、次に他人が関わる仕事、次に期日が近いものから始めるようにしよう！
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