【仕事ができる人がやっている】成果を上げるタスクの優先順位の決め方

どもー二郎です(^o^)

毎日仕事をしていると膨大なタスクを処理しなければなりませんよね

タスクの量が膨大で、残業をしなければならず毎日帰宅が遅くなってしまい、仕事の効率も上がらず成果もでず仕事をするのも嫌になってくるなんて経験をされた方も多いのではないでしょうか

あなたの周りの同僚を思い浮かべてみてください

同じ量の仕事をしているはずなのに、仕事ができる人は残業時間がすくなかったりしませんか?

それは本当に仕事ができる人は、業務時間内に業務を終わらせるという意識が高く膨大なタスクの捌き方を知っているからです

仕事ができる人と同じように膨大なタスクを捌けるようになれば、残業している時間をプライベートの時間に充てることができ、仕事にもモチベーション高く望むことができるので成果も出しやすくなります

そこで今回は膨大なタスクを捌くためのタスクの優先度の決め方を書いていきます

なぜタスクが貯まっていくのか

タスクの優先度の決め方を書いていく前になぜタスクが貯まっていくのかをご説明します

日々の仕事のなかで発生するタスクは、様々な種類が存在します

期限が長いものや短いもの、自分で処理できるもの、他のメンバーに回さなければならないもの等それぞれのタスクによって性質が異なります

この性質が異なるタスクをすべて同じように考えて処理をしていくと、どんどんタスクが積み重なり貯まっていってきます

また、こんなことを言うと「マルチタスクで進めれば良い」と言う方もいらっしゃるかもしれません

特殊な能力を持っている人は別ですが、一般的な人間はマルチタスクのように1度に2つ以上のことを平行して進めることはできませんし、仮にできたとしても上手く頭を切り替えることができず仕事の質も下がります

これを避けるにはタスクの優先度を正しく決め、1つずつタスクを捌いてき頭を切り替えていく必要があります

それでは仕事ができる人がやっているタスクの優先順位の決め方をご紹介していきます

まずは各タスクを分析する

タスクの優先順位を決めていく前に、まず各タスクの分析から始めることをおすすめします

分析をすることの視点は以下です

タスクを分析する視点
  • タスクの作業にかかる時間の長さ
  • 自分だけで終わるタスクかどうか
  • タスクの期限

この分析が漏れてしまうと、どのタスクから手を付けていいのかの判断基準がわからず優先順位をつけることができません

各タスクの分析をすることで、各視点から判断基準を設けてどのタスクから処理していくべきか優先度を決めていきます

仕事ができる人のタスクの優先順位

前置きが長くなりましたが、仕事ができる人のタスクの優先順位をご紹介します

すぐに終わるタスクから始める

まず1番最初に取り掛かるべきタスクは、すぐに終わるようなタスクから進めていくことです

例えばメールの返信であったり、ミーティングの予約であったり作業自体が数分で終わるものに関してはいち早く処理することをおすすめします

逆を言えば、作業に時間がかかるタスクは一旦後回しにするべきです

時間がかかるタスクから始めてしまうと、想定以上に伸びた場合すぐ終わるタスクに手をつけることができず、結果タスクが貯まっていってしまいます

他人が関わるタスクから始める

次に取り掛かるべきタスクは、他人が関わるタスクから始めることです

タスクには自分だけではなく後続に外注先がいたり、チームメンバーに回さなければならないタスクが存在します

こういった場合は他人が関わるタスクから始めることをおすすめします

他人が関わるタスクを後回しにしてしまうと、後続のタスクがあるにも関わらず自分のところで止めてしまうことになります

後続に他人が関わるタスクを後回しにしている間にも期日は迫ってきているので、確認や出戻りがあった場合少ない期日のなかで急ぎの作業を行うことになってしまいます

他人が関わるタスクを先に始めることで計画が立てやすく何かあった場合のリスクヘッジにもなるので、そのタスクにはどのような後続タスクが発生するのかを考えてからタスクを処理していきましょう

タスクの期日が近いものから始める

次に取り掛かるべきタスクは、期日が近いものから始めることです

例えばタスクの期日が明日のものと、1ヶ月後のものがあったとします

これは簡単ですが、1ヶ月後のタスクから始める人はいませんよね笑

しかしタスクが積み重なってくるとその判断すらできずにタスクが貯まっていってしまう場合があります

タスクが1ヶ月後のものから始めても明日期日のものが差し迫っているので、タスクの優先順位を考えるときは「本当に今日そのタスクをやるべきか」を考えてから期日の近いものから始めていきましょう

まとめ

仕事ができる人はタスクの優先順位を決めて作業をしている!

タスクの優先順位を決めるには、まずタスクの分析から始めよう!

分析をしたらすぐに終わるタスクから始めて、次に他人が関わるタスク、次に期日が近いものから始めるようにしよう!

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